Relacje agencji eventowych z branżą hotelarską

W dzisiejszych czasach różnego rodzaju eventy organizowane przez firmy i organizacje to codzienność. Jest to sposób na poznanie kolegów z branży, wymianę doświadczeń i zdobycie kontaktów, które umożliwią rozwój interesów. Rynek agencji eventowych jest bardzo dynamiczny i stawia coraz wyższe poprzeczki w organizacji eventów. Kluczem do sukcesu każdego wydarzenia jest zespół ludzi odpowiedzialnych za przygotowanie merytoryczne, logistyczne i aspekt rozrywki, ale przede wszystkim odpowiednie określenie celu, grupy docelowej i charakteru wydarzenia. Coraz więcej firm decyduje się na wsparcie doświadczonych agencji eventowych, które mają znacznie większe możliwości i pomysły na realizacje wydarzeń o różnej tematyce. Jednak branża MICE to nie tylko wydarzenia, ale także wyjazdy służbowe, które mają ogromne znaczenie w kwestii skuteczności pracownika, gdyż pozwalają mu na odpoczynek i rozwój zainteresowań.

Ostatnio w branży MICE króluje moda na urządzanie przez firmy kameralnych spotkań pracowników danego działu, zamiast konferencji na dużą skalę, co także ma pozytywny wpływ na pracownika, bowiem taka forma spotkań jest bardziej konkretna i treściwa, a także mniej stresująca. Branża MICE w ostatnich latach przeszła prawdziwą metamorfozę, dlatego zainteresowanie służbowymi eventami i podróżami stale rośnie. Coraz więcej firm organizuje dla swoich pracowników wydarzenia za pośrednictwem zewnętrznych agencji eventowych.

Z przeprowadzonych przez nas w okresie zimy i wiosny 2019 roku badań wśród hotelarzy i agencji eventowych wynika, że spośród wszystkich badanych hotelarzy 64,6% posiada już wybraną agencję marketingową, z którą podejmuje współpracę. W badaniu event managerów wynik jest na podobnym poziomie (wynosi 66,7%). 44,3% badanych przyznaje, że jakość ma największe znaczenie wśród czynników decydujących o podjęciu współpracy. Na drugim miejscu znajduje się kompleksowość usług, natomiast ponad jedna piąta (20,3%) uznaje, że wybór event managera stanowi kluczowy czynnik w procesie wybierania agencji eventowej. Badania w przypadku event managerów wykazały, że jakość usług jest najważniejszym czynnikiem (56,8%). Niecała jedna piąta (18,9%) ocenia lokalizację obiektów jako podstawowy czynnik decydujący.

Czasami jednak nie dochodzi do nawiązania współpracy z agencjami eventowymi. Prawie połowa badanych (45,8%) przyznaje, że głównym powodem jest niedotrzymanie terminu. Prawie tyle samo (44,3%) rezygnuje ze względu na zbyt wysoką cenę, lub niedostatecznie wysoką jakość(40,5%).

Badani przyznają, że podczas współpracy z agencjami eventowymi najważniejszymi aspektami są rzetelność (35,4%) i jakość komunikacji(27,8%). Podobnie wskazują event managerowie, jednak wśród nich, na drugim miejscu pod względem znaczenia jest szybkość komunikacji (18,9%). Jedna trzecia hotelarzy przyznaje, że najbardziej docenia znajomość i dostosowanie przez agencje marketingowe wydarzenia do obiektu, jego możliwości i ograniczeń. Ponad jedna czwarta badanych stawia na profesjonalizm. W kwestii event managerów, za znajomością możliwości obiektu odpowiedziało się ponad jedna piąta badanych, podobne wyniki uzyskano w przypadku zrozumienia klienta i profesjonalizmu.

W przypadku otrzymywania oferty i materiałów informacyjnych połowa badanych docenia materiały drukowane, ponad 40% preferuje prezentacje multimedialne, a jedna czwarta wyraża chęć zatrzymania nośnika informacji z materiałami z prezentacji. Podobne odpowiedzi uzyskano wśród event managerów. Po zapoznaniu z ofertą najbardziej preferowaną formą pierwszego kontaktu z agencją eventową jest wizyta event managera. Event managerowie jednak preferują formę mailowa jako sposób kontaktu. W przypadku kontynuowania współpracy i kolejnego kontaktu największą popularność ma kontakt mailowy, najmniej chętnie wybieraną formą jest rozmowa telefoniczna, natomiast kontakt osobisty stanowił odpowiedź wśród jednej trzeciej badanych hotelarzy. W przypadku otrzymywania mailingu od agencji eventowej, najbardziej preferowaną częstością jest częstotliwość kwartalna (30,4%). Podobny wynik uzyskano u hotelarzy (32,4%). Badania wykazują, że hotelarze nie są zainteresowani częstszym otrzymywaniem powiadomień.

Podsumowując, około dwie trzecie badanych przyznaje, że jeżeli oferta pokrywa się z zakresem świadczonych usług to do współpracy wybiera te agencje, z którymi współpracowali już wcześniej. Jeżeli dokonują wyboru nowej agencji, przede wszystkim stawiają na jakość. Za rezygnację z usług agencji najczęściej odpowiedzialny jest brak dotrzymania terminu, lub zbyt wysokie ceny w stosunku do konkurencji. W trakcie współpracy ogromne znaczenie ma rzetelność oraz jakość komunikacji, a także szybkość udzielanej odpowiedzi. Kwestią o ogromnym znaczeniu jest także znajomość obiektu i dostosowanie wydarzenia do jego możliwości. W przypadku otrzymania oferty informacyjnej najbardziej preferowana jest forma papierowa, za pendrivem opowiada się jedna czwarta badanych. Kiedy po zapoznaniu z ofertą nawiązywany jest pierwszy kontakt z partnerem biznesowym, prawie 60% hotelarzy opowiada się za kontaktem osobistym, wśród event managerów na taką formę kontaktu stawia jedna czwarta. W przypadku kontynuacji współpracy, preferowaną formą kontaktu jest forma elektroniczna, natomiast oczekiwania w kwestii otrzymywania materiałów informacyjnych wynoszą około raz na kwartał w obu badanych grupach zawodowych.